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Facturas em PDF depois de 2026: assinatura qualificada e o que muda com o Orçamento para 2027

Os PDF são aceites como factura electrónica até ao fim de 2026 e a proposta do OE2027 alarga o prazo. O que é a assinatura qualificada e o que fazer já.

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  • 10 min de leitura

A sua empresa emite a factura no programa de facturação, o programa gera um PDF e o PDF segue por email para o cliente. É assim que a maioria das PME portuguesas factura, e é também assim que muitas lojas online entregam a factura ao consumidor. Há anos que a lei diz que esse PDF só é aceite como factura electrónica a título transitório, e o prazo actual termina a 31 de Dezembro de 2026. Nas últimas semanas, a dúvida passou a ser outra: o prazo acaba mesmo, ou volta a ser adiado?

Este artigo explica, sem alarme, o que é legalmente uma factura electrónica, porque é que um PDF por email não cumpre os requisitos, o que é uma assinatura ou um selo electrónico qualificado, o que a proposta de Orçamento do Estado para 2027 muda e o que vale a pena fazer já. Não substitui a conversa com o seu contabilista certificado, mas ajuda a fazer-lhe as perguntas certas.

O que é, para a lei, uma factura electrónica

O Código do IVA permite que as facturas sejam emitidas por via electrónica desde que o destinatário aceite (artigo 36.º, n.º 10). As regras práticas estão no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de Fevereiro. O artigo 6.º obriga quem factura a garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade de cada factura, desde que é emitida até ao fim do prazo de arquivo. O artigo 12.º diz como se prova isso numa factura electrónica, e indica três procedimentos:

  • Assinatura electrónica qualificada. Posta no documento nos termos legais.
  • Selo electrónico qualificado. Nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, o regulamento europeu conhecido por eIDAS.
  • Intercâmbio electrónico de dados (EDI). Um sistema de troca de ficheiros estruturados entre emitente e destinatário, desde que os dois assinem um acordo que siga o «Acordo tipo EDI europeu».

Um PDF gerado pelo programa e anexado a um email não tem nenhuma destas três coisas. Pode ser alterado por qualquer pessoa com um editor de PDF, e nada no ficheiro prova que saiu da sua empresa. É por isso que, como resumia o ECO a 6 de Outubro de 2026, enviar o PDF por email é prática comum, mas tecnicamente essa factura não é uma factura electrónica.

Uma nota importante: o programa ser certificado pela Autoridade Tributária e comunicar as facturas às Finanças é outra obrigação. A certificação diz respeito ao programa (como numera, regista e comunica as facturas); não é a assinatura nem o selo qualificado de que fala o artigo 12.º. Uma coisa não substitui a outra.

Porque é que os PDF ainda são aceites

Porque o Estado tem vindo a adiar a exigência, um ano de cada vez, através da lei do Orçamento. A regra em vigor está no artigo 95.º, n.º 3, da Lei n.º 73-A/2025, de 30 de Dezembro (Orçamento do Estado para 2026): até 31 de Dezembro de 2026 são aceites facturas em ficheiro PDF, consideradas facturas electrónicas para todos os efeitos da legislação fiscal.

Sem nova prorrogação, a partir de 1 de Janeiro de 2027 o PDF simples deixaria de bastar. Uma factura enviada por via electrónica teria de levar assinatura ou selo qualificado, ou seguir por EDI num formato estruturado. Foi contra esta data que a Ordem dos Contabilistas Certificados se manifestou: a 6 de Outubro, a bastonária Paula Franco pediu, em declarações ao ECO, o adiamento das regras da facturação electrónica fora da contratação pública e mais estabilidade fiscal no Orçamento para 2027.

O que diz a proposta de Orçamento do Estado para 2027

O Governo entregou a proposta de Orçamento do Estado para 2027 na Assembleia da República a 8 de Outubro de 2026 (Proposta de Lei n.º 110/XVII/2.ª). No texto da proposta, o artigo 77.º («Disposições transitórias relativas a obrigações fiscais»), n.º 3, repete a regra deste ano com uma data nova: até 31 de Dezembro de 2027 são aceites facturas em ficheiro PDF, consideradas facturas electrónicas para todos os efeitos da legislação fiscal. A sociedade de advogados Macedo Vitorino destacou a mesma medida na sua análise de 12 de Outubro.

Dois cuidados antes de dar o assunto por arrumado:

  • É uma proposta, não é lei. O texto pode mudar no Parlamento. Segundo o calendário publicado pela Assembleia da República, o debate e a votação na generalidade estão marcados para 27 e 28 de Outubro, e a votação final global para 24 de Novembro de 2026. Depois disso falta a promulgação e a publicação no Diário da República.
  • É mais um adiamento, não uma revogação. O artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 continua igual. Se a proposta for aprovada como está, a pergunta volta a pôr-se no Orçamento para 2028.

O que é uma assinatura ou um selo qualificado

Os dois vêm do regulamento eIDAS e servem para o mesmo fim (provar quem emitiu e que o documento não foi alterado), mas com titulares diferentes. Segundo as perguntas e respostas da Comissão Europeia sobre serviços de confiança (actualizadas em Março de 2025):

  • Assinatura electrónica qualificada. É emitida e usada por pessoas singulares, para assinar um documento ou dados. Tem efeito legal equivalente ao de uma assinatura manuscrita. Numa factura, é a assinatura de uma pessoa concreta da empresa.
  • Selo electrónico qualificado. É emitido e usado por pessoas colectivas, para garantir a origem e a integridade de dados ou documentos. Beneficia da presunção de integridade dos dados e de correcção da sua origem. Numa factura, identifica a empresa, e não uma pessoa.

A escolha entre as duas é uma conversa a ter com o fornecedor do programa e com o contabilista.

Como saber se um certificado é mesmo qualificado

"Qualificado" não é um adjectivo de marketing. Um serviço só é qualificado se aparecer com estatuto qualificado válido na lista de confiança do Estado-Membro onde o prestador está estabelecido. Em Portugal, essa lista é mantida pelo Gabinete Nacional de Segurança (GNS), como confirma a lista europeia de listas de confiança publicada pela Comissão Europeia. Se um fornecedor lhe oferecer "assinatura digital" para as facturas, pergunte quem é o prestador e confirme que consta da lista.

Quem é afectado

  • Quem envia facturas em PDF por email. A norma transitória fala de facturas em ficheiro PDF em geral, sem distinguir clientes empresas de consumidores. Uma loja online que envia o PDF da factura no email de confirmação está nesta situação, tal como um prestador de serviços que factura a outras empresas.
  • Quem factura em papel não está em causa. A factura electrónica depende sempre da aceitação do destinatário. A regra dos PDF diz respeito às facturas enviadas em formato electrónico.
  • Quem já troca facturas por EDI (por exemplo, com grandes clientes de distribuição) já cumpre a terceira via do artigo 12.º, desde que exista o acordo com o cliente.

Contratação pública: uma regra à parte

Se a sua empresa factura a entidades públicas ao abrigo do Código dos Contratos Públicos, as regras são outras e mais exigentes. Segundo as perguntas frequentes da eSPap, a entidade que gere a facturação electrónica na Administração Pública:

  • As grandes empresas são obrigadas a emitir facturas electrónicas segundo a norma europeia desde 1 de Janeiro de 2021.
  • As PME e microempresas ficam obrigadas a partir de 1 de Janeiro de 2027, ao abrigo do n.º 4 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, prorrogado pelo Orçamento para 2026.
  • Um PDF por email não conta, nem um PDF assinado: nos contratos públicos, a factura electrónica é um ficheiro estruturado no formato português CIUS-PT, baseado na norma europeia EN 16931. As compras por ajuste directo simplificado estão dispensadas.
  • Para quem emite pouco, menos de 250 documentos por ano, a eSPap disponibiliza um Microportal para enviar as facturas às entidades públicas aderentes.

A proposta de Orçamento para 2027 também mexe aqui: o artigo 138.º, n.º 2, prorroga até 31 de Dezembro de 2027 o regime desse n.º 4. Se for aprovada assim, a obrigação das PME nos contratos públicos passa para 2028. Até à votação final, conte com a data em vigor.

O que fazer agora, com calma

  1. Pergunte ao fornecedor do seu programa de facturação três coisas: se já põe selo ou assinatura electrónica qualificada nas facturas em PDF; com que prestador e se este consta da lista de confiança; e se emite facturas em formato estruturado (CIUS-PT), caso trabalhe com o Estado ou com clientes que o peçam. Peça a resposta por escrito, com as condições.
  2. Se tem uma loja online, veja como a loja entrega a factura. Normalmente a loja envia a encomenda a um programa de facturação certificado (Moloni, InvoiceXpress, Vendus, entre outros, como explicámos no guia para criar uma loja online em Portugal) e é esse programa que gera o PDF. Se o programa passar a selar as facturas, confirme que o PDF que chega ao cliente é o selado e não uma cópia gerada pela própria loja.
  3. Fale com o contabilista sobre o arquivo: como devem ser guardadas as facturas que emite e as que recebe dos fornecedores quando deixarem de ser PDF simples.
  4. Se factura ao Estado, não espere pelo Orçamento: confirme já com o seu programa ou com um parceiro como vai emitir em CIUS-PT, ou se o Microportal da eSPap chega para o seu volume.
  5. Acompanhe a votação. Até 24 de Novembro o texto pode mudar. Depois da publicação da lei, confirme a data final antes de decidir gastar dinheiro com pressa.

Um benefício que não é só fiscal

As burlas com facturas falsas funcionam porque um PDF é fácil de copiar e de alterar (falámos disso no artigo sobre a factura que não é sua). Uma factura com selo qualificado dá ao cliente uma forma de confirmar que o documento veio da sua empresa e não foi mexido depois de emitido. Não substitui o telefonema quando um IBAN muda, mas é mais uma barreira, e uma que a lei já reconhece.

Em resumo

Um PDF enviado por email não é, tecnicamente, uma factura electrónica: falta-lhe a assinatura ou o selo qualificado, ou o formato estruturado, que o Decreto-Lei n.º 28/2019 exige. A lei aceita-o até 31 de Dezembro de 2026, e a proposta de Orçamento do Estado para 2027 alarga esse prazo por mais um ano, mas é só uma proposta até à votação final global, marcada para 24 de Novembro. Use o tempo para perguntar ao seu programa de facturação o que já faz, e trate primeiro dos contratos públicos, se os tiver. Se a sua loja online precisa de ser ligada ao programa de facturação que usa, é isso que fazemos nas lojas online da MarcaWeb: ligamos a loja ao seu programa de facturação certificado pela AT, para que as facturas não se passem à mão.

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